12 sätt att kontrollera kostnaderna i ditt företag

Ådra sig kostnader är oftast i fokus för många företagare. Generellt eftersom det är det enklaste och mest synliga sak att titta på. Det finns emellertid andra faktorer för att styra kostnader. Den första är att titta på hur du hanterar flödet av pengar totalt. Med detta menar jag er budgets.I vill upprepa att om du tillbringar tid upfront definiera dina budgetar, då är det mycket lättare att hantera de kostnader som uppkommit längs spåret. Du kan också för att sedan delegera förvaltningen av denna process bokhållaren eller finansiella controller.1) TOP TIPS: Genomföra ett system att du bara betalar på inköpsorder
En av de mest effektiva sätten att kontrollera kostnaderna är när du har din budget definieras, för att sedan införa ett system där du bara betalar fakturor på inköpsorder. Detta kommer att stoppa de anställda beställning willy nilly i dess spår. Eftersom så fort du utfärda påbud för personal, du se till att räkenskaperna folk bara betalar när en beställning är quoted.For personalen att spendera pengar, innebär detta att de måste begära en beställning från konton personen.


De skulle sedan kontrollera budgeten att se till att beloppet fördelas, och att den person som beställer varorna har rätt att göra beställningen. Om svaret är ja på båda dessa, då står personen skulle utfärda en order som den person som beställer varorna när så quote.So när faktura mottas av konton personen, skulle de sedan kontrollera att varorna har levererats och att det inte finns några kvarstående frågor att lösa. De sedan skulle förbereda en check eller online transaktion för payment.If det inte finns någon beställning tilldelad, då de hänvisar tillbaka till leverantören och / eller den anställde som beordrade varorna att lösa. Jag föreslår att vara tuff här – om det inte tilldelad, så du inte betalar. Det är sedan upp till den anställde att reglera kontot – väl i huvudsak skulle du förmodligen, men när det finns en upplevd konsekvens det oftast sätter gudsfruktan i dem! De brukar inte spendera dina pengar igen efter att skrämma! 2) VALUE FOR MONEY
Ett av de områden som de flesta företagare är oftast ganska bekväm med styr kostnaderna. Men låt oss bara gå igenom grunderna igen. Som företag ägare, bör du ställa en nyckeltal för din styrekonom skall ansvara för valuta för pengarna. Detta innebär ständigt efter olika och innovativa sätt att kontrollera kostnaderna som ett sätt att påverka ditt företags lönsamhet. En dollar sparas som en kostnad, går direkt till bottom line lönsamhet. Vissa företag tycker att genom att genomföra täta kostnadskontroll och ifrågasätta behovet av att alla utgifter har uppnått samma lönsamhet förbättring som annars skulle ha varit tvungen att komma från en avsevärd ökning sales.Now jag är på väg att kort gå igenom en checklista som finns i ‘Essential Financial Management mallar arbetsbok som du kan köpa från vår website.3) leta efter ERBJUDANDEN
Den första tumregel är att shoppa runt. Oavsett vem jag sysslar med, oavsett om det är en god vän eller kollega som är att tillhandahålla tjänsten, jämför jag alltid att det mot två andra citat. Nu brukar jag inte gå rakt på billigaste alternativet, men det tillåter mig att sedan gå tillbaka till den ursprungliga person och ha en öppen och ärlig diskussion om att minska den ursprungliga kostnaden. Jag tycker alltid om en kommentar en NASA-astronauten en gång gjorde när de tillfrågades om sina känslor om att vara i rymden på en ny rymdfärja för första gången. Hans svar var: ”hur skulle du känna om du var på väg att flyga i hantverk miljoner mils i rymden, där din shuttle säkerhet är helt beroende av våra regeringar politik sourcing den billigaste delen möjligt.” Punkt väl fattats. Det handlar inte alltid om att gå för det billigaste alternativet, men det handlar om att säkerställa att du får valuta för money.4) Jämför faktiska kostnader DINA budgeterade kostnaderna
En annan punkt är att alltid granska kostnader på ett löpande. Jag skulle föreslå månad – låter inte vänta till slutet av året eller när vi är i strid bör vi alltid fokuserat på att säkerställa att vi får valuta för pengarna vid alla tillfällen. När du går igenom dina rapporter med din styrekonom, använda detta som ett tillfälle att se över dina kostnader och jämföra dem till din budgets.5) tänka utanför boxen överväga andra alternativ
Också vara säker på att du är medveten om vad som händer på marknaden. Finns det en ny spelare som kan erbjuda konkurrenskraftiga priser eller finns det ett online-alternativ tillgängliga för dig. Kanske till och med en global möjlighet för dig att utforska. Jag ska ge er ett exempel på en webbplats. Jag hade en vän som ringt mig att be min åsikt om en offert att hon hade fått bygga en webbplats. Citatet var för $ 10.000. Jag hänvisade henne till en hemsida som heter elance.com som har en global online budgivning gemenskapen. Hon placerade ett projekt kort för någon att bygga henne en webbplats och slutade upp att få en byggd för $ 1400. Hon var nöjd med kvaliteten och slutresultatet – det enda hon sa var att hon var tvungen att tillbringa mer tid att kommunicera med dem (som de var utomlands) men hon var glad att göra det för att rädda sig själv $ 8600 6) kontinuerligt se över! DINA STANDARD LEVERANTÖRER efter de bästa priserna
Finns det områden i dina utgiftsposter som håller på att avreglerade eller ytterligare spelare kommer in på marknaden. Till exempel, el eller gas leverantörer, telefon leverantörer etc. Du kanske kan spara pengar genom att konsolidera konton på din mobiltelefon räkningar. Det finns också Kabeloperatörer som faktiskt ger en fri bedömning tjänst för att se var de kan spara kostnader för dig – använd dem 7) kostnader ÖVERSYN el med en energirevision!
Och medan vi är på elkostnader, har du gjort en energikartläggning i ditt företag så att du inte i onödan slösar bort pengar? Till exempel kan vissa energidrycker strategier för att minska inkluderar stänga lampor på kontor som inte används, eller stänga av luften condi8tioning systemet, kopiatorer, skrivare och datorer i slutet av dagen. Finns det möjlighet att använda el i ”off peak” perioder. Sätt timers på anläggningar och utrustning och sätta skyltar runt ditt företag påminner folk att avfarten lamporna och spara energy.8) råda i Brevpapper räkningar!
En av de största utgiftsposterna i ett företag kan vara brevpapper. Många företagsägare kommer inte att betala en $ 10 levereras kostnadsfritt till sin verksamhet, men de kommer att skicka ett kontor person att plocka upp den stationära, på $ 25-30 i timmen, plus att de kan köpa ”allt de behöver”. Har du någonsin försökt att inte köpa en impuls objektet vid en pappershandel butik? Det är omöjligt – att ta det från någon som vet! Titta också på köp som görs i små mängder – kan pengar sparas genom att köpa i bulk – särskilt i utskrift. Se till att en person endast har ansvaret att köpa brevpapper och beställa utskrifter, så att det inte öppna slather av alla i verksamheten och de kan även se till att de objekt faktiskt required.9) Inrätta en resepolicy
Har du en resepolicy i din verksamhet? Om så är fallet, bör det redogöra tydligt klass flygresor, grad av hotellboende och vad kostnaderna kan uppstå och återbetalas. Det finns många boende webbplatsen finns nu dagar som gör att sista minuten-bokningar till ett mycket lägre kostnad – ta en titt på wotif.com att se vad jag menar. Genom att använda denna webbplats innebär att du faktiskt kan boka personal till 5-stjärnigt boende på 3 stjärnigt prices.10) Kontrollera BANKAVGIFTER och avgifter
Också överväga bankernas räntor och avgifter – dessa bör kontrolleras regelbundet eftersom bankerna ofta gör misstag i ta ut avgifter och räntor. Du bör också föra register för att räntor och marginaler som citeras av banker och leta efter det bästa rates.11) ERSÄTTNINGAR ÖVERSYN FORDON
Fordon utsläppsrätter är också ett annat område av kostnader som kan rack upp ganska snabbt när de anställda bomull det faktum att de kan få en trevlig liten löntagare med ATO siffrorna fordonets utsläppsrätter. Om du har människor som använder sina fordon mycket, kan du överväga om du köper eller hyr en pool bil. Ofta mycket pengar som du kan spendera betala fordon utsläppsrätter kan faktiskt löna sig en tjänstebil – därför att bygga dina tillgångar på samma gång. Ett annat sätt att överlämna detta är att erbjuda att betala för all bensin kostnader i stället. Så allt en anställd fyller upp, de måste bara lämna dig kvittot och de kommer att återbetalas i sin helhet. Detta fortfarande lägger upp billigare än att betala ett fordon bidrag – och är lättare att budgetera i din vinst och förlust projections.Another sätt att ytterligare effektivisera denna process kan vara att ha bränsle kort som länkar till ett enda konto som du betalar varje month.12 ) sätta gränser för återbetalningar personalkostnad
Alltid fastställa gränserna för kostnader ersättning i ditt företag. Införliva detta i din introduktionsprogram i din verksamhet så att alla är extremt fri från förväntningarna. Detta är särskilt relevant om du har en person affärsutveckling som vill ha en ”underhållande” budget. Jag stärka brukar folk i detta avseende genom att ge dem en lönsamhet mål på sålt – som innehåller saker som deras underhållning budget. Men mer ofta jag sitter act6ually med dem och gå igenom olika sätt att ge potentiella kunder med värde, utan kostnader ”mat och dryck” upplevelser. I själva verket, i mina IT-dagar, där alla förutom mig hade ett företags kreditkort för ”smoozing”. Jag var mer effektivt med mina försäljning eftersom jag skulle ta människor för en coffee.13) Se till att INVOICES Du betalar ÄR RÄTT
Reklam är ett annat område där företagen kan medföra massor av avgifter. Jag har täckt iväg på reklam i en annan CD-skiva i Jump Start Your Business-serien, men en sak jag vill nämna här är att ta hand med ”falska” fakturor för reklam och kontrollera att alla fakturor är faktiskt för giltiga reklam. Om du nu har ett system beställning eller en centraliserad inköpsprocess, kommer du inte fastna ut på det här. Men några år tillbaka fanns en bluff där människor fick fakturor för ”reklam” och sedan pressa leverantörsskulder personalen att betala dem. En trevlig liten löntagare gjord av bristande interna system i 99% av companies.14) AKTA för överladdning!
Jag vill avsluta med att tala om överladdning och behovet av att alltid kontrollera fakturor mot kontrakt eller avtal. Detta inkluderar hyresavtal, alla leverantörsfakturor etc. Om du är osäker, var inte blyg för att be leverantören att lämna fler detaljer eller fråga någon inkonsekvenser. Fel görs enkelt och vanligtvis leverantörer är extremt ursäktande bör en diskrepans vara discovered.15) Se till att din SMÅPOSTER har en månatlig LIMIT
Trots din bästa planering kommer det finnas fall när du behöver ha tillgång till någon handkassa – det är små mängder av kontanter för inköp som är ganska liten och random.Make säker på att den initiala handkassa beloppet är realistiskt – om den håller än beloppet varje månad, måste du fastställa var kontanta medel som används och sedan lägga alternativa strategier på plats. Men skulle jag rekommendera starkt att sätta en månatlig gräns som personalen är medveten om – till exempel ställa in ett månatligt belopp på $ 150. När det är överskrids är det exceeded.Taking dags att omvärdera dina kostnader kommer att ha en direkt inverkan på din vinst. Var dock försiktig så att du inte fokuserar mer på kostnadsminimering än möjligheter skapas. Det är lätt att skära kostnader, men rent svårt att skapa mer intäkter. Så var säker på att din uppmärksamhet är fokuserad i rätt riktning

Be Sociable, Share!